Privacyverklaring

Download als PDF versie 1.2

Versie 1.2 van 6 september 2026. Deze privacyverklaring beschrijft hoe Knol Ingenieursbureau bv persoonsgegevens verwerkt bij zakelijke contacten, professionele dienstverlening, deze website en het Intellect-platform. Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect iets over een persoon zeggen.

Intellect is het platform voor onze digitale diensten. AquaIntellect is de chatbot binnen Intellect waarmee gebruikers vragen kunnen stellen en antwoorden kunnen vinden in onze vakkennis binnen het domein Aqua. Knol Ingenieursbureau bv is de aanbieder; deze benamingen zijn geen afzonderlijke rechtspersonen.

Voor Intellect gelden daarnaast de servicevoorwaarden en, waar overeengekomen, de algemene voorwaarden. Deze privacyverklaring geeft informatie over gegevensverwerking. Het lezen of gebruiken van de dienst is geen algemene toestemming voor alle mogelijke verwerkingen.

1. Wie is verantwoordelijk?

Knol Ingenieursbureau bv
Veenhof 7
9461 TG Gieten
KVK 87944626
BTW-ID NL864456463B01
E-mail voor privacyvragen en verzoeken: contact@erikknol.eu

Voor onze eigen relatieadministratie, facturatie, professionele dossiervorming en het beheer en beveiligen van Intellect bepaalt Knol Ingenieursbureau bv de doelen en middelen van de verwerking. Voor die verwerkingen zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.

Verwerken wij persoonsgegevens uit klantinformatie uitsluitend namens en volgens instructies van een opdrachtgever, dan handelen wij voor die verwerking als verwerker. Daarover leggen wij vóór die verwerking afspraken vast in een verwerkersovereenkomst. De feitelijke werkzaamheden bepalen de rolverdeling. Deze privacyverklaring vervangt een verwerkersovereenkomst niet. Voor persoonsgegevens die wij als verwerker behandelen, bepaalt de opdrachtgever onder meer het doel, de grondslag en de bewaarinstructies.

2. Welke gegevens verwerken wij en waar komen die vandaan?

2.1 Zakelijk contact en opdrachten

Wij verwerken naam, functie, organisatie, zakelijke contactgegevens, correspondentie, offerte- en contractgegevens en factuur- en betaalgegevens voor zover die nodig zijn voor het contact of de opdracht. Binnen afzonderlijk overeengekomen professionele werkzaamheden kunnen projectinformatie en documenten persoonsgegevens bevatten. Wij ontvangen deze gegevens van jou, van de organisatie waarvoor je werkt of van andere bij de opdracht betrokken partijen.

2.2 Account en aanmelden bij Intellect

Intellect gebruikt Microsoft Entra ID voor het aanmelden. Daarbij verwerken wij onder meer je naam, e-mailadres, accountidentificatie en toegangsrollen. Gegevens komen uit de uitnodiging, van de organisatie die jouw toegang aanvraagt en van de gebruikte Microsoft-aanmeldvoorziening. Bij toegang en beveiliging kunnen ook aanmeldtijdstippen, IP-adressen, apparaat- en browsergegevens en technische foutmeldingen worden geregistreerd.

De voor identificatie en toegangscontrole noodzakelijke gegevens zijn nodig om een account te activeren en toegang te verlenen. Zonder die gegevens kunnen wij de beveiligde dienst niet aanbieden. Voor contact of een opdracht zijn de gegevens nodig waarmee wij je verzoek kunnen beantwoorden en onze afspraken kunnen uitvoeren. Niet alle aanvullende informatie is verplicht.

2.3 Vragen, antwoorden, feedback en beoordeling

Bij gebruik van Intellect worden onder meer je vragen, gegenereerde antwoorden, gesprektitels en bronverwijzingen verwerkt. Gesprekken zijn gekoppeld aan een technische gebruikerscode. Die code is geen volledige anonimisering: gegevens kunnen via je account of hun inhoud nog naar jou herleidbaar zijn.

Voor kwaliteitsbeheer worden daarnaast naam, e-mailadres, de technische gebruikerscode, bron- en beoordelingsgegevens, verwerkingstijden en eventuele feedback vastgelegd. Bevoegde beheerders kunnen voor ondersteuning, controle van fouten en kwaliteitsonderzoek ook de bijbehorende gespreksinhoud raadplegen zolang die nog beschikbaar is. Niet ieder gesprek of antwoord wordt vooraf door Erik beoordeeld.

Als je uitdrukkelijk een menselijke beoordeling of second opinion aanvraagt, wordt de daarvoor geselecteerde vraag met het antwoord, de context en jouw contactgegevens als apart beoordelingsverzoek vastgelegd. Daarmee kunnen wij de vraag onderzoeken, beantwoorden en de afhandeling volgen.

3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

• Je vragen beantwoorden, zakelijke contacten onderhouden en offertes en opdrachten voorbereiden en uitvoeren.
• Toegang tot Intellect regelen, je herkennen als bevoegde gebruiker en gesprekken voor jou beschikbaar houden.
• Met AI en relevante kennisbronnen een antwoord op je vraag maken.
• Feedback, fouten en aangevraagde menselijke beoordelingen behandelen en de kwaliteit van de dienstverlening controleren en verbeteren.
• Onze administratie voeren, factureren en voldoen aan wettelijke verplichtingen.
• Systemen beschikbaar en veilig houden, misbruik onderzoeken en zo nodig onze rechten in een geschil onderbouwen.

Wij verkopen persoonsgegevens niet en gebruiken ze niet voor advertentieprofilering. Vragen of accountgegevens worden niet automatisch door het gebruik van Intellect openbare informatie of een vrij te gebruiken klantenbestand.

4. Op welke grondslagen berust dit?

• Overeenkomst: voor zover je zelf als natuurlijke persoon contractpartij bent, verwerken wij de gegevens die noodzakelijk zijn voor die overeenkomst of voor stappen die je vraagt vóór het sluiten daarvan.
• Gerechtvaardigde belangen: voor zakelijke contactpersonen en gebruikers van een organisatie gaat het om ons belang en dat van de opdrachtgever bij zakelijke communicatie, het leveren van de afgesproken dienst en toegangsbeheer. Ook beveiliging, gerichte kwaliteitscontrole, het oplossen van fouten en de behandeling van geschillen kunnen hierop berusten. Wij wegen daarbij de noodzaak en gevolgen af tegen jouw privacybelangen en beperken het gebruik tot wat daarvoor nodig is. Een overeenkomst met je werkgever betekent niet automatisch dat jij zelf contractpartij bent.
• Wettelijke verplichting: onder meer voor de wettelijk vereiste financiële administratie en het beantwoorden van rechtsgeldige verzoeken van bevoegde instanties.
• Toestemming: als wij voor een afzonderlijk, optioneel doel toestemming nodig hebben, vragen wij die vooraf en specifiek. Je kunt die toestemming weer intrekken. Algemene instemming met voorwaarden vervangt zo'n toestemming niet.

Een bevestiging om een second opinion aan te vragen geeft ons opdracht die aanvraag te behandelen; dat is niet tegelijk toestemming voor onbeperkt hergebruik van je gegevens. Waar wij uitsluitend als verwerker voor een opdrachtgever handelen, verwerken wij gegevens volgens diens rechtmatige instructies en de verwerkersovereenkomst.

5. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het betreffende doel. Voor de afzonderlijke gegevensverzamelingen van Intellect gelden verschillende termijnen:

• Gespreksgeschiedenis: de bewaartermijn is 30 dagen na de laatste wijziging van het gesprek. Een nieuwe interactie kan die termijn voor het hele gesprek opnieuw laten beginnen; het is geen afzonderlijke termijn per bericht.
• Kwaliteitsregistratie en feedback: 396 dagen na het aanmaken van de registratie. Deze registratie bevat onder meer contactgegevens, bron- en beoordelingsgegevens en feedback, maar geen zelfstandige volledige kopie van iedere vraag en ieder antwoord. Zolang een gesprek nog bestaat, kan een bevoegde beheerder de gespreksinhoud bij de registratie raadplegen. Het vervallen van de gespreksgeschiedenis verwijdert dus niet automatisch alle kwaliteitsgegevens.
• Second opinions en menselijke beoordelingen: 90 dagen na sluiting van het beoordelingsverzoek. De apart vastgelegde inhoud kan daardoor langer beschikbaar blijven dan de oorspronkelijke chat. Een nog openstaand verzoek blijft beschikbaar voor de afhandeling; de termijn van 90 dagen begint niet al bij het indienen.

Voor deze gegevensverzamelingen is dagelijkse automatische opschoning ingericht. Gegevens die aantoonbaar nodig zijn voor een lopend incident, een geschil of een wettelijke verplichting kunnen afzonderlijk en met beperkte toegang langer worden bewaard, uitsluitend zolang dat daarvoor noodzakelijk is.

Account- en relatiegegevens bewaren wij zolang de toegang of zakelijke relatie loopt en daarna alleen voor zover afhandeling, administratie of de onderbouwing van rechten dat noodzakelijk maakt. De wettelijk bewaarplichtige financiële administratie bewaren wij in beginsel zeven jaar. Voor professionele opdrachtdossiers wegen wij mee wanneer de opdracht is afgerond, welke contractuele of wettelijke verplichtingen nog lopen en of er een klacht of geschil is. Gegevens die wij als verwerker behandelen worden volgens de overeengekomen instructies teruggegeven of verwijderd.

De technische diagnose- en beveiligingsregistraties in onze Azure-inrichting worden, afhankelijk van de voorziening, maximaal 90 dagen bewaard. Voor verschillende technische logs geldt een kortere termijn. Relevante gegevens over een vastgesteld incident kunnen afzonderlijk langer worden bewaard zolang het onderzoek of een geschil loopt. Voor zover herstelkopieën worden gemaakt, zijn die alleen bedoeld voor herstel en beveiliging en worden ze volgens de betreffende vervangingscyclus overschreven of verwijderd. Verwijdering uit het actieve systeem betekent daarom niet dat iedere herstelkopie op exact hetzelfde moment verdwijnt. Je kunt informatie over de voor jouw gegevens toepasselijke termijn of verwijdering opvragen via ons privacycontact.

6. Wie kan gegevens ontvangen of inzien?

Wij beperken toegang tot personen en partijen die de gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben. Het kan gaan om:

• Erik Knol en eventuele andere specifiek bevoegde personen voor uitvoering, ondersteuning, beveiliging of kwaliteitsbeheer.
• Microsoft en betrokken dienstverleners voor Azure-hosting, opslag, Microsoft Entra ID, het doorzoeken van kennis met Azure AI Search en AI-verwerking binnen Azure.
• Administratieve, juridische en andere professionele adviseurs, voor zover noodzakelijk voor hun opdracht en met passende geheimhouding.
• Bevoegde instanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Met leveranciers die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij de vereiste verwerkersafspraken. Voor Microsoft zijn onder meer de toepasselijke gegevensbeschermingsvoorwaarden relevant. Waar wij zelf verwerker zijn, gelden tevens de afspraken met de opdrachtgever over het inschakelen van subverwerkers.

Intellect kan geselecteerde openbare webadressen en vakinhoudelijke bronnen raadplegen. Bij het raadplegen van de Aquo-kennisbron worden relevante zoektermen uit je vraag afgeleid en aan Aquo doorgegeven. Bij het ophalen van een webpagina ontvangt de betreffende website het gebruikte webadres en technische verbindingsgegevens. Zo'n zoekterm of webadres kan informatie bevatten die je zelf in je vraag hebt opgenomen; dit wordt niet gegarandeerd vooraf geanonimiseerd. Neem daarom geen persoonsgegevens, toegangscodes of persoonlijke en geheime links op in een vraag waarvoor openbare bronnen worden geraadpleegd. Als je zelf een externe bronlink opent, geldt voor die website ook het beleid van de betreffende beheerder.

7. Intellect en AI: wat gebeurt er met de inhoud?

Intellect gebruikt AI voor onder meer kennisontsluiting, vergelijking, analysevoorbereiding en het opstellen van conceptantwoorden. Om een antwoord te maken kunnen je vraag, relevante gesprekscontext en geselecteerde kennisfragmenten naar de gebruikte AI-dienst binnen Azure worden gestuurd. Het antwoord kan onjuist of onvolledig zijn. Directe AI-reacties zijn niet automatisch menselijke beoordelingen of professioneel vrijgegeven adviezen.

Wij gebruiken klantinhoud niet voor het trainen van algemeen beschikbare AI-modellen. Het gebruik van informatie om een vraag te beantwoorden of een antwoord aan een kennisbron te toetsen is iets anders dan modeltraining. Ook Microsoft beschrijft dat invoer en uitvoer van de door Azure aangeboden modellen niet voor het trainen van generatieve basismodellen worden gebruikt zonder toestemming of instructie van de klant. Dat betekent niet dat er nergens opslag plaatsvindt: Intellect bewaart gesprekken en registraties zoals hierboven beschreven en bepaalde AI-functies of veiligheidsvoorzieningen kennen eigen verwerking.

Microsoft kan inhoud verwerken voor veiligheidscontroles en onderzoek naar misbruik. Afhankelijk van de toepasselijke voorziening en instellingen kan daarbij ook beperkte toegang door bevoegde Microsoft-medewerkers voorkomen. Meer informatie staat in Microsofts uitleg over AI-gegevensverwerking en misbruikcontrole.

De standaardtoegang tot Intellect met het gegevensdomein Aqua is bedoeld voor algemene vakkennis en eigen inhoudelijke vragen, niet voor het uploaden of verwerken van vertrouwelijke klantdossiers. De algemene kennisbasis is gedeeld en is geen afzonderlijke, afgeschermde documentomgeving per klant. Verstrek daarom geen onnodige persoonsgegevens, bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens, strafrechtelijke gegevens, wachtwoorden of vertrouwelijke klantinformatie in vragen of feedback. Voor verwerking van klantdocumenten zijn vooraf afzonderlijke afspraken en een passende inrichting nodig.

Wij gebruiken Intellect niet om uitsluitend geautomatiseerd besluiten over personen te nemen die rechtsgevolgen hebben of hen op vergelijkbare wijze wezenlijk treffen, zoals besluiten over indiensttreding of kredietverlening.

8. Verwerking binnen en buiten de EER

De huidige AI-modellen van Intellect zijn ingericht met een Europese DataZone vanuit een Azure-resource in Sweden Central. Volgens Microsoft betekent dit dat de AI-verwerking van invoer en antwoorden binnen de Europese Unie kan worden verdeeld over de regio's waar de dienst beschikbaar is. Het is dus geen belofte dat alle AI-verwerking uitsluitend in Zweden of Nederland gebeurt. Opslaglocatie en locatie van AI-verwerking zijn niet hetzelfde.

Deze AI-inrichting betekent ook niet dat iedere verwerking door alle leveranciers uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER) plaatsvindt. Voor onder meer ondersteuning, beveiliging en het gebruik van externe openbare bronnen kan internationale verwerking relevant zijn. Wij beoordelen daarvoor de gebruikte diensten en de toepasselijke doorgifteafspraken.

Voor doorgifte buiten de EER moet een geldige wettelijke basis voor de doorgifte bestaan. Wij gebruiken daarvoor de toepasselijke leveranciersafspraken en waar nodig standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met aanvullende waarborgen waar de omstandigheden dat vereisen. Een adequaatheidsbesluit kan gelden voor een daarvoor in aanmerking komende ontvanger. Via contact@erikknol.eu kun je informatie vragen over de voor jouw gegevens gebruikte waarborgen en hoe je daarvan een kopie kunt verkrijgen.

9. Beveiliging

Wij passen technische en organisatorische maatregelen toe die passen bij de verwerking, waaronder persoonsgebonden toegang, rolgebonden bevoegdheden, beveiligde communicatie en opslag, logging en beheer. Beheertoegang is geen toestemming om gegevens voor willekeurige doeleinden te gebruiken. Geen technisch systeem kan absolute beveiliging garanderen.

Vermoed je een verkeerde toegang, een datalek of onbedoelde opname van persoonsgegevens in een vraag of antwoord? Meld dit via contact@erikknol.eu, met alleen de informatie die nodig is om het probleem te vinden. Stuur geen wachtwoorden of onnodige gevoelige gegevens mee.

10. Website en functionele browseropslag

Deze publieke website gebruikt geen advertentiepixels, trackingbibliotheken of bezoekersanalytics. Technische serverlogs kunnen wel nodig zijn voor beschikbaarheid en beveiliging.

De Intellect-app gebruikt functionele browseropslag voor het aanmelden, waaronder de lokale account- en tokencache van de Microsoft-aanmeldsoftware. Microsoft kan op zijn aanmeldpagina's ook functionele cookies gebruiken. Deze opslag ondersteunt de aangevraagde aanmeldfunctie en is geen advertentietracking. Het blokkeren of wissen ervan kan betekenen dat je opnieuw moet aanmelden of dat de aanmeldfunctie niet werkt. Uitloggen uit Intellect wist niet noodzakelijk iedere bestaande Microsoft-aanmeldsessie in je browser.

De gebruiksduur van deze aanmeldopslag hangt samen met de aanmeldsessie, de geldigheid van toegangsbewijzen en je keuze om aangemeld te blijven. Je kunt lokale websitegegevens ook via de instellingen van je browser wissen. Dit verwijdert niet automatisch je account, opgeslagen gesprekken of andere gegevens op onze servers.

Voor uitsluitend strikt noodzakelijke functionele opslag is geen aparte cookietoestemming nodig. Als wij later niet-noodzakelijke tracking of andere toestemmingsplichtige functies toevoegen, vragen wij daarvoor vooraf toestemming en passen wij deze informatie aan.

11. Minderjarigen

De dienstverlening is zakelijk en niet gericht op personen jonger dan 18 jaar. Lever geen onnodige persoonsgegevens van minderjarigen aan. Worden die gegevens toch ontvangen, dan beoordelen wij wat nodig is voor een zorgvuldige en rechtmatige afhandeling; zij worden niet voor eigen commerciële profilering gebruikt.

12. Jouw privacyrechten en contact

Je kunt, voor zover de AVG dat in de concrete situatie toelaat, verzoeken om inzage, correctie, verwijdering of beperking van de verwerking van je persoonsgegevens. Je kunt ook vragen om overdraagbaarheid wanneer dat recht van toepassing is. Een verzoek om een kopie of export van je eigen persoonsgegevens kun je per e-mail indienen; daarvoor hoef je geen exportfunctie in de app te gebruiken.

Bezwaar: berust een verwerking op gerechtvaardigde belangen, dan kun je daartegen bezwaar maken vanwege jouw specifieke situatie. Wij beoordelen dat bezwaar en stoppen de betreffende verwerking tenzij wij daarvoor dwingende gerechtvaardigde gronden hebben die zwaarder wegen, of de gegevens nodig zijn voor een rechtsvordering.

Als een verwerking op toestemming berust, kun je die op ieder moment intrekken. Dat maakt de verwerking vóór de intrekking niet met terugwerkende kracht onrechtmatig.

Stuur je verzoek naar contact@erikknol.eu en vermeld voldoende informatie om je account of dossier te vinden. Wij kunnen bij redelijke twijfel aan je identiteit aanvullende, noodzakelijke informatie vragen. Stuur niet uit eigen beweging een volledige kopie van je identiteitsbewijs. Bij het verstrekken van een kopie beschermen wij ook de persoonsgegevens en rechten van anderen. Bij verwijdering beoordelen wij of een wettelijke bewaarplicht of een andere toepasselijke uitzondering geldt en leggen wij een eventuele beperking uit. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Als een verzoek ingewikkeld is of er veel verzoeken zijn, kan die termijn volgens de AVG worden verlengd; wij laten dat binnen de eerste maand weten en leggen uit waarom.

Voor gegevens die wij uitsluitend in opdracht verwerken, betrekken wij de betreffende opdrachtgever bij de afhandeling. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Op de website van de AP staat hoe je dat doet en welke informatie daarbij nodig is.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen als onze dienstverlening, systemen of de wet veranderen. De versie en datum bovenaan maken duidelijk welke tekst je leest. De actuele verklaring is op deze website te raadplegen en te bewaren. Over wezenlijke wijzigingen die relevant zijn voor bestaande gebruikers informeren wij hen op een passende manier, bijvoorbeeld in de app of per e-mail. Een nieuwe privacyverklaring geeft op zichzelf geen toestemming of grondslag voor nieuwe doeleinden.